Sekretariat (m/w/d) der Grundschule "Anne Frank" in Halberstadt

Aufgaben

Ihre Arbeitsaufgaben sind…   allgemeine Vorzimmeraufgaben -        selbstständige Erledigung von Vorzimmertätigkeiten sowie eigenverantwortliche Erstellung von Schriftverkehr und Erledigung von Dienstwegen -        Terminorganisation und Terminkoordinierung, Annahme und Vermittlung von Telefonaten, Korrespondenz von E-Mail und Post -        Protokollführung bei Veranstaltungen u.a. Gesamtkonferenzen -        Führung und Kontrolle statistischer Erhebungen u.a. Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Anwesenheit -        Erledigung von sonstigen Arbeiten wie Kopieren, Beschaffung von Büromaterial, Archivierung von Schriftgut Durchführung von Schreibarbeiten -        Anfertigen von Schreiben und Vermerken nach Vorlage bzw. Diktat für die Schulleitung und das Lehrpersonal -        selbstständiges Erarbeiten und Schreiben von Schriftverkehr zu bestimmten Angelegenheiten in der Vorzimmerarbeit und aufgrund von Telefonaten und       Besucherverkehr,   Bearbeitung von Rechnungen/Pflege Berichtswesen -        Rechnungsbearbeitung für die Grundschule Anne Frank -        Abrechnung des Kopiergeldes -        Verwaltung und Abrechnung der Portokasse bzw. des Handvorschusses   spezielle Aufgaben im Schulsekretariat -        Unterstützung der Schulleitung bei Aufgaben der Schulorganisation -        Mitwirkung bei der Vorbereitung von Elternsprechtagen und -versammlungen sowie zu Wahlen der Elternvertretung -        Regelung des Besucherverkehrs für die Schulleitung und Lehrkräfte -        Erarbeitung und Pflege der Schülerdateien -        Durchführung der Lernanfängermeldung -        Erstellung von Zeugnisabschriften, Beglaubigungen und Schulbescheinigungen -        Mitwirkung bei der Organisation von schulischen Veranstaltungen, Ausflügen und Landheimaufenthalten -        Verwaltung der Erste-Hilfe-Ausrüstung -        Mitwirkung bei Sondermaßnahmen des Gesundheitsamtes (z.B. schulzahnärztliche Untersuchungen) -        Beschaffung von Lehr- und Lernmaterial nach Vorgabe -        Aufnahme und Weiterleitung von Dienst- und Schadensmeldungen

Profil

Sie bringen mit…

•  mindestens eine abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann oder Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Facharbeiter/in für Schreibtechnik

• fundierte Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen

   Womit Sie uns überzeugen können…  

•   freundliches Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeiten
• Sicheres Auftreten in der Öffentlichkeit, besondere Fähigkeiten im Umgang mit Konfliktsituationen
•  selbstständiges Arbeiten
•  Bereitschaft zur Weiterbildung und Qualifizierung

Benefits

Es handelt sich um eine unbefristete Stelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 35 Stunden und einer Bezahlung nach Entgeltgruppe 05.   Maßgebend für die Festlegung der Stundenzahl ist grundsätzlich eine stattfindende Stellenbedarfsermittlung. Insoweit können konkrete Angaben zur Stundenzahl derzeitig nur für die Schuljahr 2022-2026 bekannt gegeben werden.   Ihre Chance bei der Stadt Halberstadt auf… 

• moderne, attraktive und freundliche Arbeitsbedingungen
• ein verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem funktionierenden Team
• eine fachkundige und -gerechte Einarbeitung
• flexible Gestaltung der Arbeitszeit zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• betriebliche Gesundheitsförderung
• betriebliche Altersvorsorge
• Entgelt und alle sonstigen Leistungen, wie Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Prämienzahlung, Urlaub usw. nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD